Vorlagen bearbeiten Vorlagen bearbeitenallgemein
Vorlagen werden für E-Mails (Outlook©) oder Briefe (Word©) erstellt.
Die Bearbeitung der Vorlagen erfolgt ...
- über das Menü 'Grunddaten->Vorlagen bearbeiten'.
oder
- für die E-Mail-Texte der Rechnung, der Terminbestätigung, der Verträge und des Lageplans über 'Grunddaten->PDF-Einstellungen und E-Mail-Texte'.
Die Schaltflächen für die Verwendung der Vorlagen befinden sich auf der Lasche 2 Adressen. Die Auswahl einer E-Mail-Vorlage wird dort durch Betätigung der Schaltfläche neben der E-Mail-Anschrift 📧 veranlasst. - Word-Briefe aus Vorlagen erstellen Sie durch Klicken der Schaltfläche 'Vorlage mit Word'.
Lesen Sie vorab, was die Hilfe über benötigte Zusatzsoftware zu sagen hat.
Vorlagen erleichtern Ihnen die Erstellung von E-Mails und Briefen, die Sie mehr als einmal benötigen. Mit ihrer Hilfe können Sie schnell Personen bzw. Firmen aus Ihrem Adressenbestand über häufig wiederkehrende Anlässe informieren. Dies sind z.B. Terminbestätigungen, Memos, Adressen-/Konto-/Terminänderungen, Preislistenerläuterungen, Formularanfragen und vieles mehr.
Der Vorgang ist einfach: Sie schreiben eine Mitteilung wie gewohnt und ersetzen danach die Informationen, die ohnehin in Ihrer Adressen-Datenbank enthalten sind, durch Platzhalter. Auf diese Weise können Sie von jeder Adresse aus eine E-Mail oder einen Brief versenden ohne die Mitteilung erneut schreiben zu müssen.
Beim ersten Öffnen des Fensters wird Ihnen ein Mustertext angezeigt, der das Prinzip der Platzhalter verdeutlichen soll; folgende stehen zur Verfügung:
Platzhalter
Setzen Sie zuerst den Cursor im Vorlagen-Bearbeitungsbereich an die Stelle, an der der Platzhalter eingefügt werden soll.
Klicken Sie dann in der Liste auf den gewünschten Eintrag. - Der Platzhalter wird eingefügt.
Einstellungen
Nach dem Klick auf das Symbol öffnet sich der Einstellungsdialog.
Hier können Sie den Poolordner festlegen, der es erlaubt in einem Netzwerk mit den anderen STADTFEST-pro-Nutzern Vorlagen auszutauschen. - progUp hilft Ihnen gern bei der Einrichtung des Pools.
Falls Sie als Textverarbeitung statt Office-Word lieber den Writer von OpenOffice benutzen möchten, so klicken Sie das Optionsfeld Writer - anderenfalls das Optionsfeld Word.
Die anderen Schaltflächen dienen hauptsächlich der Fehleranalyse durch den Netzwerkadministrator in Zusammenarbeit mit progUp.
lokale Vorlagen
Wenn Sie diese Schaltfläche klicken, wird die Vorlage, die Sie gerade bearbeiten, gespeichert.
Klicken Sie diese Schaltfläche, wenn Sie eine neue Vorlage erzeugen möchten. Vergeben Sie im nachfolgenden Dialog-Fenster einen neuen Namen. Der Name wird auch für die Betreff-Zeile im Mail-Programm benutzt. Editieren Sie dann den Text der Vorlage.
Klicken Sie 'Umbenennen', wenn Sie der aktuellen Vorlage einen neuen Namen geben wollen. Vergeben Sie im nachfolgenden Dialog-Fenster einen neuen Namen und bestätigen Sie mit OK.
Wenn Sie diese Schaltfläche klicken, wird die Vorlage, die Sie gerade bearbeiten, nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht.
Pool
Klicken Sie diese Schaltfläche so wird Ihnen der Pool von Vorlagen auf dem Server angezeigt. - Wird Ihnen hingegen der Pool angezeigt, so können Sie sich mithilfe dieser Schaltfläche wieder Ihre lokalen Vorlagen anzeigen lassen.
Die aktuelle Vorlage kann durch Klick in den Server-Pool kopiert werden. - Befinden Sie sich gerade in der Pool-Bearbeitung, so wird die aktuelle Vorlage in Ihr lokales Verzeichnis kopiert.
Alle STADTFEST-pro-Benutzer können auf diese Weise Vorlagen untereinander austauschen. Die zwei Schaltflächen werden deswegen auch nur im Netzwerkbetrieb überhaupt angezeigt angezeigt.
Format
Klicken Sie auf E-Mail , wenn die aktuelle Vorlage für E-Mails verwendet werden soll; klicken Sie Brief , wenn Sie die Vorlage für Briefe in Word© verwenden wollen.
Vorlage 1/7 - Liste
Klicken Sie einen Eintrag in der Liste um die entsprechende Vorlage anzuzeigen.
Bearbeiten
Formatieren Sie den Text der Vorlage, indem Sie das nachfolgende Kontextmenü per Rechtsklick aufrufen:
Font
Die Bearbeitung des Fonts können Sie auch direkt über die entsprechende Schaltfläche rechts auslösen.
Empfängeranschrift
Bei der Auswahl Empfängeranschrift werden alle Adresszeilen als Platzhalter eingefügt.
Zeile löschen bei leerem Platzhalter - Bedingte Zeilenansicht
Bei einem leeren Platzhalter kann es sinnvoll sein, dass die gesammte Zeile besser nicht in der E-Mail oder im Brief angezeigt wird. Ein gutes Beispiel hierfür sind leere Adressenzeilen, die laut DIN-Norm nicht mehr zulässig sind. - STADFEST pro markiert die Zeile am Ende mit dem Zeichen ±, wenn Sie diesen Menü-Eintrag wählen. - Siehe auch hier.
Einfügen
Es können inzwischen Grafiken oder Fotos in vielen Formaten über die Zwischenablage in den Text eingefügt werden; somit sind z.B. personalisierte bebilderte Newsletter möglich geworden.
Bild einfügen
Über den Dateiauswahldialog können Bilder direkt an der Cursorposition in vielen Formaten (*.bmp, *.jpg, *.png, *.gif, *.ico) eingefügt werden. - Der angewählte Standardordner heißt Dokumente. Falls ihr benötigter Bilderordner nicht in diesem Verzeichnis auftaucht, so legen Sie dort am Besten eine Verknüpfung an.
Sie können Bilder auch per Drag-and-Drop einfügen.
Firmenlogo einfügen
Ihr Firmenlogo wird an der Cursorposition eingefügt. - Wir empfehlen für E-Mails jedoch eine Outlook-Signatur zu erstellen und für Briefe eine Word-Vorlage (*.dotx). Siehe unten.
Über den Fontdialog kann nicht nur die Schriftart sondern zusätzlich Schriftschnitt, Schriftgrad und sogar die Farbe der Schrift eingestellt werden.
Die aktuell ausgewählte Vorlage wird mit WordPad aufgerufen. - Mit WordPad sind einige seltene Formatierungen möglich.
Wenn Sie diese Schaltfläche klicken, wird der Mustertext geladen.
Die aktuelle Vorlage wird als E-Mail in Outlook© aufgerufen.
Die aktuelle Vorlage wird als Brief in Word© aufgerufen.
Um den Vorlagen, die Sie als Briefe weiter verarbeiten wollen, die gleiche Anmutung wie Ihren sonstigen Firmenbriefen zu geben, sollten Sie die Word© -Vorlage (dot- bzw. dotx-Format), die Ihren Firmenbriefen zugrunde liegt, STADTFEST pro mitteilen. Wählen Sie hierzu Ihre dotx-Vorlage von Word© im Dialog aus.
Wie eine dotx-Vorlage für Word erstellt wird, erfahren Sie hier.
Vorschau Aus/Ein 
Wenn Sie den Umschalter Vorschau klicken, so wird die von Ihnen erstellte Vorlage mit den Daten der aktuell angewählten Adresse gefüllt, damit Sie überprüfen können, ob die Platzhalter richtig gesetzt worden sind. - Klicken Sie den Schalter erneut um den Vorlagentext weiter zu editieren oder zu speichern.