Stadtfest-Hilfe

Adressenfenster / Registerlasche 2

Das Adressenfenster dient der Eingabe oder der Änderung von Adressen.


Wie Sie eine Adresse neu erfassen, erfahren Sie hier.

Füllen Sie die leeren Eingabefelder wie folgt:


Firma

Geben Sie hier den Firmennamen ein.


Zusätze

Geben Sie hier Zusätze zum Firmennamen ein, z.B. die Firmierung.


Branche

Geben Sie hier die Branche der Firma ein. - Die Firmenbranche wird hier nur angezeigt. Wollen Sie später nach einer bestimmten Branche suchen, so geben Sie besser einen entsprechenden Suchbegriff ein.


Auswahlgruppe "männlich", "weiblich", "?"

Legen Sie hier das Geschlecht des Ansprechpartners fest, indem Sie den entsprechenden Knopf klicken.

"männlich" bedeutet bei Serienbriefen die Anrede "Sehr geehrter Herr..." und überall dort, wo die Anschrift ausgedruckt wird: Herr 'Vorname' 'Name'.

"weiblich" bedeutet bei Serienbriefen die Anrede "Sehr geehrte Frau ...". und überall dort, wo die Anschrift ausgedruckt wird: Frau 'Vorname' 'Name'.

"?" bedeutet bei Serienbriefen die Anrede: "Sehr geehrte Damen und Herren".

 

Hinweis:
Bei Anschriften, wo der Inhaber und der Firmenname identisch sind (Einzelkaufmann), und Sie den Inhaber nicht zusätzlich als Anprechpartner wiederholen wollen, müssen Sie bei Serienbriefen entweder die zugehörige Steuerdatei manuell anpassen oder sich mit der Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren" zufrieden geben.


Name

Geben Sie hier den Nachnamen des Ansprechpartners ein.


Vorname - Titel

Geben Sie hier den/die Vornamen des Ansprechpartners ein. Vor den Vornamen setzen Sie bitte, falls vorhanden, den persönlichen Titel (z.B. Dr.). Benutzen Sie hierfür die rechte Maustaste und wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus.


Straße

Geben Sie hier die Straße und die Hausnummer ein.


PLZ Ort

Geben Sie in das erste Feld die Postleitzahl ein und in das zweite den Ort.

 

Hinweis:
Falls die Postleitzahl bei deutschen Anschriften bereits vorher für eine andere Adresse verwendet wurde, so erkennt dies das Programm, und füllt das Feld Ort automatisch.


Land

Handelt es sich um eine Auslandsanschrift, so wählen Sie durch Klick auf den Pfeil neben dem Feld ein Land aus.


Die Anwahl Deutschland ist innerhalb Deutschlands überflüssig und verschwindet folglich automatisch, wenn Sie die Anschrift das nächste Mal anwählen.


Hinweis:
Die Länderkürzel der Post, die man früher vor die Postleitzahl geschrieben hat, sind abgeschafft worden.


Telefon 1 - Telefon 2 - Mobiltelefon ☎

Geben Sie hier die entsprechenden Nummern ein. Neben den drei Eingabefeldern befinden sich Schaltflächen mit einem Telefonsymbol ☎. Durch Klick auf die Schaltfläche können Sie die Wählhilfe aktivieren. Sie nimmt Ihnen das lästige Wählen ab.


Wie Sie die Wählhilfe installieren, entnehmen Sie bitte der Windows-Hilfe oder der Hilfe zu Fritz!fon©, falls Sie ein Fritz!-Modem bzw. -Karte der Firma AVM installiert haben. - Siehe auch hier.


Telefax 🖷

Geben Sie hier die Telefaxnummer der Firma oder des Ansprechpartners ein. Die Schaltfläche mit dem Faxsymbol 🖷 neben dem Eingabefeld bewirkt, dass die Faxnummer als Standardvorgabe im Fritz!fax©-Programm hinterlegt wird, falls Sie ein Fritz-Modem/-Karte installiert haben. Sie sparen sich hierdurch die manuelle Eingabe der Faxnummer. - Siehe auch hier.


Vorgeschaltet ist das Dialog-Fenster der Vorlagenauswahl.


E-Mail

Geben Sie hier die E-Mail-Adresse der Firma bzw. des Ansprechpartners ein. Das Zeichen @ erzeugen Sie mit der Tastenkombination Alt Gr + Q. Durch Klick auf die Schaltfläche mit dem Symbol rufen Sie Office Outlook© bzw. Outlook Express© auf, die Windows Mail-Programme. - Siehe auch hier.


Vorgeschaltet ist das Dialog-Fenster der Vorlagenauswahl. Die E-Mail-Adresse wird automatisch eingetragen.


Internet/URL ★

Geben Sie hier die Internet-Adresse (URL) der Firma ein. Lassen Sie den Zusatz http://www. weg; er wird automatisch ergänzt. Falls die Seite jedoch nicht gefunden wird, so versuchen Sie es ohne den Zusatz www. Umlaute werden automatisch geändert (ä in ae). Durch Klick auf die Lesezeichenschaltfläche ★ wird ihr Standard-Browser aufgerufen und die Internet-Adresse angewählt.



Bemerkungen

Dieses Eingabefeld nimmt die Notizen zu der Anschrift auf. Dabei hilft Ihnen das Kontext-Menü, das Sie mit der rechten Maustaste auslösen. Es enthält nämlich an der ersten Stelle das Tagesdatum. Wenn Sie es auswählen, wird es dort, wo der Cusor blinkt, in den Text des Feldes Bemerkungen eingetragen.


Sie sollten jeden Kontakt dokumentieren, indem Sie erst das Tagesdatum einladen und dann kurz beschreiben, was der Anlass des Kontaktes war. Auf diese Weise können Sie noch nach Jahren Ihre Kundenpflege nachvollziehen.


Außerdem nimmt das Feld Bemerkungen die Suchbegriffe auf. - Wie Sie das Bemerkungsfeld ausdrucken, wird Ihnen hier erklärt.


Schaltfläche  

Klicken Sie diese Schaltfläche um Outlook einzubinden.


Text-Adressen-Import

Durch Klick auf diese Schaltfläche erhalten Sie die Möglichkeit einen Text aus der Zwischenablage sehr einfach als Adresse in STADTFEST pro einzuladen. - Weitere Erklärungen finden Sie hier.


Suchbegriffe bearbeiten

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie die Suchbegriffe bearbeiten wollen. Sie brauchen so nicht umständlich über das Menü zu gehen.



geschütztes Info

Durch Klick auf diese Schaltfläche erhalten Sie die Möglichkeit, eine Notiz zur Anschrift einzugeben, die nicht jedermann zugänglich sein soll, da die Eingabe durch Ihr Stadtfest-Passwort geschützt ist.


Wenn Sie oder Ihr Administrator kein Passwort vergeben haben, so bleibt Ihnen der Zugang verwehrt. - In der Server-/Mehrplatzversion kann jeder Benutzer mit einem gültigen Passwort das Feld bearbeiten.


Hauptsächlich sollen hier die diversen Passwörter und Zugangscodes erfasst werden, die im Internet anfallen. - Es ist sicherlich nicht "save" - aber leider ein typisches Verhalten - jeder kleinen Web-Firma das eigene Lieblingspasswort mitzuteilen, nur weil man sonst vor lauter Geheimnummern nicht mehr durchsteigt.


Geändert, erfasst

Das Datumsfeld "erfasst:" zeigt das Ersterfassungsdatum. Das Feld "geändert" zeigt das letzte Änderungsdatum. Das Änderungsdatum wird nicht automatisch aktualisiert, sondern durch Klick auf die Schaltfläche mit der Computermaus 8.



Schaltfläche

Die Schaltfläche "->Zwischenablage" befindet sich unter dem Laschenfenster. Durch Klick hierauf wird die aktuelle Adresse in die Windows Zwischenablage kopiert und kann mit der Tastenkombination Strg + V in ein beliebiges Text-Dokument eingefügt werden (z.B. in Word©).


Schaltfläche

Um eine Adresse zu löschen, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Nach der Bestätigung einer Sicherheitsabfrage wird die Adresse gelöscht.


Aus Sicherheitsgründen kann eine Adresse nicht gelöscht werden, wenn ihr ein Stand zugeordnet ist, dessen zugehöriger Festtermin weniger als ein halbes Jahr her ist. Falls es Standdaten zu einer Anschrift gibt, so erhalten Sie eine Auflistung der Stände, Standnummern und Jahrgänge, damit Sie entscheiden können, ob Sie die Anschrift wirklich löschen möchten. - Wir empfehlen solche Adressen gar nicht zu löschen, damit Ihre Datenbank buchhalterisch korrekt bleibt.


Lassen Sie Adressen, denen Stände zugeordnet sind, einfach bestehen, aber entfernen Sie die Suchbegriffe aus dem Feld Bemerkungen und löschen Sie alle Häkchen bei den Suchfeldern, damit wenigstens beim Suchen die Anschrift nicht mehr erscheint. Machen Sie zusätzlich eine Notiz im Feld Bemerkungen, dass und warum die Adresse nicht mehr genutzt werden soll.


Versehentlich gelöschte Adressen können reaktiviert werden. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.


Schaltfläche "Wiedervorlage bearbeiten"

Klicken Sie diese Schaltfläche, um eine Wiedervorlage zu erfassen oder zu ändern.


Schaltfläche "Anmeldungsimport"

Klicken Sie diese Schaltfläche um eine Anfrage bzw. Anmeldung zum Fest, die auf Ihrer Homepage veranlasst wurde, zu erfassen.


Schaltfläche "Einzelaufkleber, Adresseneinlegeblatt, Kurzmitteilung, Kuvert"

Wenn Sie einen der o. g. Drucke wünschen, so wählen Sie bitte diese Schaltfläche. Weitere Erläuterungen finden Sie hier.


Schaltflächen "Adressenblatt" und "mit Bemerk."

Durch Klick auf diese Schaltfläche wird ein Formular (Hard-Copy) mit den wichtigsten Daten der Anschrift gedruckt. Benutzen Sie es für Notizen oder Vermerke, die Sie zu Ihren Akten abheften möchten. Auch die Standnummern des aktl. Jahrgangs, falls vorhanden, werden ausgedruckt.


Durch Klick auf die Schaltfläche "mit Bemerk." wird zusätzlich das Feld Bemerkungen mit ausgedruckt. Auf diese Weise können Sie entscheiden, ob eventuell nur für den internen Gebrauch gedachte Eintragungen auf dem Ausdruck erscheinen sollen oder nicht.


Schaltfläche "Vorlage mit Word"

Durch Klick auf diese Schaltfläche wird der Vorlagen-Auswahl-Dialog geöffnet. Sie können eine Vorlage wählen, die dann in Word als Brief für die aktuelle Anschrift geöffnet und von dort aus natürlich auch gedruckt werden kann.


Schaltfläche "Zufahrtsberechtigung"

Neben den Standbetreibern werden einige Anwohner (z.B. Behinderte) ebenfalls eine Zufahrtsberechtigung benötigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zufahrtsberechtigung, um ein Formular mit der aktuellen Anschrift zu diesem Zweck zu drucken.


Schaltfläche "Parkschein"

Neben den Standbetreibern werden einige Anwohner (z.B. Behinderte) ebenfalls einen Parkschein benötigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Parkschein, um ein Formular mit der aktuellen Anschrift zu diesem Zweck zu drucken.

 

Tipp:
Legen Sie sich doch für die Anwohnerbetreuung einen Suchbegriff an. Auf diese Weise können Sie vor dem nächsten Fest die notwendigen Genehmigungen vorab verschicken. Dabei sparen Sie Zeit in der heißen Phase vor Festbeginn und die Anwohner brauchen sich nicht selbst darum zu kümmern.