Stadtfest-Hilfe

 Grundeinstellungen der Buchhaltung

Sie können dieses Fenster über das Menü 'Buchhaltung->Grunddaten der Buchhaltung' öffnen.

Mahnwesen allgemein

In den Boxen mit der überschrift Mahnwesen können Sie die Grunddaten für die Mahnungen eingeben. Aber, wie immer in STADTFEST pro, sind dies nur die allgemeinen Vorgaben, die Sie für jeden Stand einzeln auf der Registerlasche 5 Buchhaltung ändern können.

Wählen Sie bitte zuerst links in der Auswahlbox 'Termine' das Datum des Jahrgangs, dessen Mahndaten Sie bearbeiten wollen.

Mahnwesen: Vorauszahlung

Zuerst stellen Sie sich bitte die Frage, ob Sie generell von Ihrem Kunden eine Vorauszahlung erwarten? Falls ja, so setzen Sie bitte den Haken bei 'Vorauszahlung erheben?' und geben Sie in das Eingabefeld 'Prozent der Vorauszahlung von der Gesamtsumme:' den entsprechenden Wert ein.

Nun brauchen Sie nur noch in das Eingabefeld 'Anzahl der Tage nach Rechnungsstellung bis zur Fälligkeit:' die Anzahl der Tage einzugeben, die Sie Ihrem Kunden Zeit lassen möchten, um die Mahnung der Vorauszahlung zu begleichen. Daran erinnert, dass der Kunde die Vorauszahlung nicht geleistet hat, werden Sie nach folgender Formel:

• Rechnungsdatum

  
  

• + Anzahl der Tage bis zur Fälligkeit

  
  

• + ein Tag

  
  

• + (erhöht auf Montag, falls Sams- oder Sonntag)

  
  

• + (ein Tag, falls gesetzlicher Feiertag in Ihrem Bundesland)

  
  

Falls Sie das Mahnen der Vorauszahlung generell ausschalten wollen, so entfernen Sie den Haken bei 'Vorauszahlung erheben?'.

Mahnwesen: Hauptforderung

Entscheiden Sie sich bitte zuerst, ob Sie die Hauptforderung überhaupt mahnen wollen. Eventuell kann Ihr externes Buchhaltungsprogramm diese Arbeit übernehmen, falls Sie (oder Ihr beauftragtes Buchhaltungsbüro) ein solches besitzen (z.B. DATEV oder Lexware). Falls Sie die Hauptforderung mahnen wollen, so setzen Sie bitte den Haken bei 'Hauptforderung mahnen?'.

Die Hauptforderung wird in drei Stufen gemahnt: Erinnerung, 1. Mahnung und 2. Mahnung.

(Zahlungs-) Erinnerung oder Kündigung

Rechts neben 'Erinnerung' befindet sich ein Datumsfeld. Wenn Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil rechts neben dem Feld klicken, so wird Ihnen ein Kalender dargeboten, auf dem Sie durch einfachen Klick auf einen der Wochentage das Datum des Feldes verändern können. Das Datum, das Sie hier eingeben, bestimmt den Tag, ab dem Sie daran erinnert werden, dass die Hauptforderung fällig ist. Dies gilt natürlich nur, wenn Ihr Kunde die Hauptforderung noch nicht beglichen hat. Falls Sie versehentlich einen Sams-, Sonn- oder Feiertag angeklickt haben, so erhöht das Programm automatisch auf den nächsten Arbeitstag.

Der erste Arbeitstag vor dem gewählten Erinnerungsdatum ist gleichzeitig das Zahlungsziel für die Hauptforderung. Es erscheint auf der Rechnung! Dieses Datum hat Vorrang vor der Einstellung im Fenster Grundeinstellungen bearbeiten (Tage bis Zahlungsziel), das für diejenigen STADTFEST-Programm-Benutzer gedacht ist, die kein Buchhaltungsmodul besitzen oder die Hauptforderung nicht mahnen wollen.

Sie können die Zahlungserinnerung so einstellen, dass eine Kündigung statt einer Mahnung erzeugt wird. Dies ist sicher sinnvoll, wenn Sie überhaupt nur Vorkasse als Teilnahmebedingung akzeptieren. Siehe nachfolgend bei Auswahlbox.

1. Mahnung oder Kündigung

Verfahren Sie bei der Einstellung des Erinnerungsdatums für die 1. Mahnung wie es oben unter '(Zahlungs-) Erinnerung' beschrieben ist.

Sie können die 1. Mahnung ebenfalls so einstellen, dass eine Kündigung statt einer Mahnung erzeugt wird. Siehe nachfolgend bei Auswahlbox.

2. Mahnung oder Kündigung

Verfahren Sie bei der Einstellung des Erinnerungsdatums für die 2. Mahnung wie es oben unter '(Zahlungs-) Erinnerung' beschrieben ist.

Sie können die 2. Mahnung ebenfalls so einstellen, dass eine Kündigung statt einer Mahnung erzeugt wird. Siehe nachfolgende Auswahlbox:

Auswahlbox 'Zahlungsziel der 2. Mahnung oder Kündigung':

Das Zahlungsziel der 2. Mahnung können Sie festlegen, indem Sie in der Auswahlbox durch Klick auf den rechts nach unten zeigenden Pfeil einen der Einträge wählen. Sie können hier u.a. Barzahlung verlangen, falls die Teilnahme des Kunden am Fest von der Zahlung abhängig ist und der überweisungsweg zu lange dauern würde.

Wenn Sie in der Auswahlbox den Eintrag 'Kündigung statt Erinnerung, 1. Mahnung oder 2. Mahnung' auswählen, so wird zum eingestellten Datum eine Kündigung statt einer Mahnung erzeugt.

Den Ausdruck einer Kündigung veranlassen Sie auf der Buchhaltungslasche.

Kontrollkästchen 'Soll automatisch der Dialog für die fälligen Mahnungen geöffnet werden?'

Falls Sie in diesem Kästchen den Haken setzen, so werden Sie bei jedem öffnen von STADTFEST pro durch einen Auswahldialog daran erinnert, dass Mahnungen zu verschicken sind. Falls dies Verhalten des Programms Ihnen jedoch lästig sein sollte, so haben Sie die Möglichkeit durch Betätigen der Schaltfläche 'Anstehende Mahnungen auflisten' auf der Lasche 5 Buchhaltung sich das Fenster mit der Liste der anstehenden Mahnungen anzeigen zu lassen. Außerdem gibt es neuerdings in der Symbolleiste rechts eine Schaltfläche, mit der Sie sich ebenfalls die fälligen Mahnungen listen lassen können. Siehe auch: wichtige Meldefenster.

Texte der Mahnungen erfassen bzw. ändern

Wählen Sie die entsprechende Schaltfläche um den Text der Vorauszahlungserinnerung, der Erinnerung an die Hauptforderung, der 1. oder der 2. Mahnung zu ändern.

 Elektronischer Datenexport

Allgemein

Die Einstellungen bei 'Elektronischer Datenexport' definieren die Schnittstelle für das von Ihnen (oder Ihrem Buchhalter) genutzte Buchhaltungsprogramm. Der Ablauf ist folgender:

STADTFEST pro erzeugt eine Datei, in der alle Daten der Ausgangsrechnungen und der Gutschriften/Nachbelastungen enthalten sind (Datenexport). Das externe Buchhaltungsprogramm kann diese Datei einlesen und verarbeiten (Datenimport).

Der Vorteil dieses Verfahrens liegt auf der Hand: Die Rechnungsdaten brauchen nicht mehr abgeschrieben werden, was sowohl eine Zeitersparnis ergibt, als auch Eingabefehler vermeidet.

Leider benötigt jedes Buchhaltungsprogramm eine eigene speziell auf sie zugeschnittene Datei, die Schnittstelle. Falls das von Ihnen (oder Ihrem Buchhalter) benutzte Programm nicht in der Auswahlbox 'Auswahl des Buchhaltungsprogramms' enthalten ist, so wenden Sie sich bitte an progUp.

Kontrollkästchen 'Kontennummer-Prüfung ausschalten (Sammelkonten erlauben)'

Setzen Sie hier den Haken, wenn Sie ein oder mehrere Sammelkonten benutzen wollen. Das Programm prüft dann nicht, ob ein Konto schon einmal für einen Kunden vergeben wurde. - Wenn Sie sich für Sammelkonten entschieden haben, können Sie die Debitoren nicht exportieren und müssen sie von Ihrer Buchhaltung pflegen lassen.

Setzen Sie den Haken nicht, wenn Sie für jeden Ihrer Kunden ein eigenes Konto in der Buchhaltung führen möchten.

Schaltfläche 'Kontenbeschreibungen'

Diese Schaltfläche kann nur betätigt werden, wenn Sie ein Buchhaltungsprogramm ausgewählt haben.

Weitere Einzelheiten finden Sie unter Dialogfenster Konten bearbeiten.

DATEV-Unternehmen online: 'Ordner für den Datenexport'

Falls Sie mit DATEV: Unternehmen online arbeiten, so gibt es zusätzlich ein Eingabefeld für die Auswahl des PDF-Druckers, mit dessen Hilfe Sie beim Ausdruck der Rechnungen Kopien in dem gewählten Ordner erzeugen können. - Auf diese Weise wird kein Scanner benötigt um online Rechnungen, Gutschriften und Nachbelastungen aus STADTFEST pro einzulesen.

Die Datei, die beim Datenexport aus STADTFEST pro entsteht, benötigt einen Speicherort. Den Ordner (bzw. Pfad) hierfür wählen Sie durch Klicken der Schaltfläche aus. - Diese Einstellung muss für jedes Projekt erfolgen, damit die einzelnen Projekte buchhalterisch getrennt verwaltet werden können.

Wenn Ihre Buchhaltung nicht im Hause angesiedelt oder kein Netzwerk vorhanden ist, so wählen Sie vermutlich ein USB-Laufwerk für einen Memory-Stick, damit Sie die Daten verschicken können. Falls Sie die Daten als E-Mail versenden wollen, so empfehlen wir, dass Sie vorher einen speziellen Ordner für diesen Zweck auf der Festplatte erstellen (z.B. C:\DATEV-Datenimport).