Datumsfelder 'erinnern ab:'
In der Spalte unter 'erinnern ab:' befinden sich vier Datumsfelder. Das 1. bezieht sich auf die Erinnerung an die Vorauszahlung, das 2. auf die (Zahlungs-)Erinnerung, das 3. auf die 1. Mahnung und das 4. auf die 2. Mahnung. Diese Datumswerte haben Sie bei Grundeinstellungen der Buchhaltung selbst festgelegt. Falls nicht, so holen Sie dies bitte nach. Ab dem jeweiligen Termin werden Sie vom Programm daran erinnert, dass die entsprechende Mahnung fällig ist (siehe anstehende Mahnungen).
Normalerweise brauchen Sie diese Felder nicht zu bearbeiten. Es könnte jedoch sein, dass ein Kunde Sie um Zahlungsaufschub bittet. Falls Sie dem stattgeben möchten, ändern Sie bitte das jeweilige Erinnerungsdatum entsprechend. Achten Sie dabei bitte darauf, dass der zeitliche Abstand der einzelnen Mahntermine erhalten bleibt. Falls Sie ein Mahndatum auswählen, das größer als ein nachfolgendes ist, passt das Programm die Mahndaten automatisch an. Das Symbol 
zeigt Ihnen, welche Mahnstufe geändert wurde.
Datumsfelder 'gemahnt am:'
Die 4 Datumsfelder in der Spalte 'gemahnt am' brauchen und können Sie nicht bearbeiten. Beim Ausdruck einer Mahnung wird das entsprechende Feld automatisch mit dem Tagesdatum gefüllt.
Kontrollkästchen 'Mahnen?' und Schaltflächen 'Daten korrigieren'
Es gibt 2 Kontrollkästchen 'Mahnen?': Eins für die Vorauszahlung und eins für die Hauptforderung.
Die Vorbelegung hierfür haben Sie bereits bei Grundeinstellungen der Buchhaltung getroffen. Durch Entfernen des Häkchens schalten Sie den jeweiligen Mahnvorgang aus. Durch Setzen des Häkchens schalten Sie den jeweiligen Mahnvorgang ein. Zwar dürfte es recht selten vorkommen, dass Sie einen speziellen Kunden vom Mahnvorgang ausschließen möchten, aber hier könnten Sie es tun.
Sobald ein (Teil-)Betrag als bezahlt eingegeben oder eine Mahnung ausgedruckt wurde, werden die Kontrollkästchen 'Mahnen?' ersetzt durch die Schaltflächen 'Daten korrigieren'. Durch Klick auf die Schaltfläche 'Daten korrigieren' bei der Vorauszahlung wird der Mahnvorgang der Vorauszahlung zurückgesetzt. Durch Klick auf die Schaltfläche 'Daten korrigieren' bei der Hauptforderung wird der Mahnvorgang der Hauptforderung zurückgesetzt.
Benutzen Sie diese Schaltflächen nur, wenn Sie (Eingabe-)Fehler korrigieren müssen! Warnmeldungen des Programms weisen Sie darauf hin, worauf Sie hierbei achten sollten.
Schaltfläche 'Mahnung der Vorauszahlung drucken'
Um für einen einzelnen Stand eine Mahnung der Vorauszahlung zu drucken, wählen Sie diese Schaltfläche.
Es wird jedoch empfohlen, Sammel-Mahnungen zu erstellen. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier. Diese Schaltfläche kann nur angewählt werden, wenn für den Stand eine Rechnung erstellt wurde.
Schaltfläche 'Erinnerung drucken' bzw. '1. Mahnung drucken' bzw. '2. Mahnung drucken'
Um für einen einzelnen Stand je nach Mahnstatus eine (Zahlungs-)Erinnerung, eine 1. Mahnung oder 2. Mahnung zu drucken, wählen Sie diese Schaltfläche.
Es wird jedoch empfohlen, Sammel-Mahnungen zu erstellen.
Anzeigefelder 'Mahnsumme'
Das Feld unter 'Mahnsumme' bei der Vorauszahlung zeigt den Betrag, den der Kunde für den Stand als Vorauszahlung leisten soll, also %-Anteil vom Brutto.
Das Feld unter 'Mahnsumme' bei der Hauptforderung zeigt den Betrag, den der Kunde für den Stand insgesamt leisten soll, wobei eine eventuelle Vorauszahlung abgezogen wird, sofern sie bei 'davon gezahlt' eingegeben wurde.
Eingabefeld '%'
Welchen Prozentanteil vom Brutto die Vorauszahlung ausmachen soll, haben Sie bereits bei Grundeinstellungen der Buchhaltung festgelegt. Sie können den Wert in diesem Eingabefeld jedoch individuell (je Stand) anpassen.
Eingabefelder 'davon gezahlt:'
In die Eingabefelder 'davon gezahlt:' wird der Betrag eingegeben, den der Kunde bezahlt hat, wobei der Vorauszahlungsbetrag in das erste und der Hauptforderungsbetrag in das zweite Feld geschrieben wird.
Wenn Sie mit der Maus in das entsprechende Feld. klicken, wird der zu zahlende Betrag automatisch eingelesen, um die Eingabe zu erleichtern. Geben Sie aber bitte den Wert ein, den der Kunde tatsächlich bezahlt hat.
Hat der Kunde mehrere Stände, so gibt es einen besseren Weg, den Stand bzw. die Rechung als bezahlt einzugeben. Schauen Sie bitte hierfür bei Gesamtsaldo der Stände des Kunden.
Eingabefelder 'am:'
Die Eingabefelder 'am:' beinhalten das Bezahl-Datum für die Vorauszahlung bzw. Hauptforderung. Sie werden automatisch mit dem Tagesdatum gefüllt, wenn Sie in die Eingabefelder 'davon gezahlt' klicken.
Eingabefeld 'Buchungskonto' oder 'Lexware-Konto' oder 'DATEV-Konto'
Falls Sie den Datenexport benutzen, geben Sie hier bitte die Kontonummer des Debitors (Ihres Kunden) ein, die Ihnen ihre Buchhaltung mitgeteilt hat.
Eingabefeld 'Mahngebühr:'
Nachdem die (Zahlungs-)Erinnerung der Hauptforderung gedruckt wurde, können Sie für die 1. Mahnung eine Mahngebühr erheben. Klicken Sie mit der Maus in das Eingabefeld 'Mahngebühr'. Der Betrag von € 2,50 wird automatisch eingeladen. Sie können ihn selbstverständlich überschreiben.
Schaltfläche 'Zahlungen erfassen, Quittungen'
Siehe Dialog-Fenster Zahlungen erfassen, Quittungen.
Schaltfläche 'Restsaldo als Skonto buchen'
Benutzen Sie diese Schaltfläche, wenn die Restforderung, die Sie an den Kunden haben, so gering ist, dass Sie sie nicht mehr mahnen wollen. Der Restbetrag wird dann ins Skonto geschrieben und der Stand als bezahlt markiert. Falls der Betrag höher als die maximal zulässigen 3 % ist, erhalten Sie eine Warnmeldung!
Schaltfläche 'anstehende Mahnungen auflisten'
Siehe Dialog-Fenster Anstehende Mahnungen.