Vor dem Ausdruck von Rechnungen wird Ihnen das Fenster der Druckvorschau mit den Einstellmöglichkeiten für die Art der Druckausgabe, dem Zahlziel und den Mahnterminen angezeigt.
Als Voreinstellung werden die Termine angezeigt, die Sie bereits bei den Grundeinstellungen der Buchhaltung zum jeweiligen Termin eingegeben haben. Im Idealfall brauchen Sie hier also nichts zu ändern. Die Praxis hat jedoch gezeigt, dass eine überprüfung sinnvoll ist.
Alle Datumsfelder schalten automatisch auf einen Werktag, falls Sie versehentlich einen Sams-, Sonn- oder Feiertag ausgewählt haben.
Datumsfeld 'Rechnungsausgangsdatum'
Falls Sie die Rechnungen nicht am gleichen Tag verschicken wollen, so können Sie hier das Rechnungsausgangsdatum anpassen. Es verändern sich damit auch die Termine der Vorauszahlung.
Kontrollkästchen 'Vorauszahlung erheben?'
Falls Sie eine Vorauszahlung wünschen, so setzen Sie das Häkchen; falls nicht, so entfernen Sie es durch Klick mit der linken Maustaste.
Eingabefeld 'Anzahl der Tage bis zur Fälligkeit der Vorauszahlung'
Um den Fälligkeits- und den Erinnerungstermin für die Vorauszahlung zu ändern, geben Sie bitte hier die Anzahl der Tage ein, die Sie dem Kunden gewähren, um die Vorauszahlung zu leisten.
Kontrollkästchen 'Hauptforderung mahnen?'
Falls Sie möchten, dass der Kunde nicht gemahnt wird, so entfernen Sie durch Klick mit der linken Maustaste das Häkchen; wenn Sie wünschen, dass er gemahnt wird, so setzen Sie es.
Datumsfeld 'Zahlungsziel Hauptforderung' oder 'Kündigung'
Geben Sie hier das Datum ein, bis wann der Kunde die Rechnung bezahlt haben soll. Es verändert sich damit auch der Termin, ab wann Sie an die Fälligkeit der Hauptforderung erinnert werden (nächster Werktag); dies ist gleichzeitig der Termin, ab dem das automatische Mahnprogramm Ihnen vorschlagen wird, die Zahlungserinnerung zu drucken.
Datumsfeld '1. Mahnung wird fällig am:' oder 'Kündigung'
Falls der Kunde nicht gezahlt und auch auf Ihre Zahlungserinnerung nicht reagiert hat, so braucht das Programm einen Fälligkeitstermin für die 1. Mahnung. Geben Sie hier das entsprechende Datum ein. Es verändert sich damit auch der Termin, ab wann Sie an die Fälligkeit der 1. Mahnung erinnert werden (nächster Werktag); dies ist gleichzeitig der Termin, ab dem das automatische Mahnprogramm Ihnen vorschlagen wird, die 1. Mahnung zu drucken.
Datumsfeld 'an 2. Mahnung soll erinnert werden ab:' oder 'Kündigung'
Falls der Kunde nicht gezahlt und sowohl auf Ihre Zahlungserinnerung als auch auf die 1. Mahnung nicht reagiert hat, so braucht das Programm einen Erinnerungstermin für die 2. Mahnung. Geben Sie hier das entsprechende Datum ein.
Auswahlbox '2. Mahnung wird fällig ab:'
Wählen Sie hier den Text aus, der auf der 2. Mahnung als letztmöglicher Zahltermin erscheinen soll.
Schaltfläche 'geänderte Einstellungen in den Grunddaten der Buchhaltung speichern'
Falls Sie die neu getroffenen Einstellungen als 'Grundeinstellungen der Buchhaltung' für den aktuellen Termin speichern möchten, so klicken Sie diese Schaltfläche. Damit stehen Ihnen die neu eingegebenen Daten beim nächsten Ausdruck einer Rechnung gleich zur Verfügung.
Vertikale Pfeiltasten 'Rechnungs- bzw. Vertragsnummern überspringen'
Weniger umständlich als in den Grundeinstellungen können Sie hier durch Klicken der Pfeiltasten die aktuelle Rechnungs- bzw. Vertragsnummer erhöhen.
Sie können die Rechnungs- bzw. Vertragsnummern nicht heruntersetzen, da es keine Dubletten geben darf. Aber vielleicht benötigen Sie einmal eine selbst geschriebene Rechnung, der Sie dann eine eindeutige, 'übersprungene' Nummer für Ihre Buchhaltung geben können.
Nur zum Beginn eines neuen Geschäftsjahres können Sie die Rechnungsnummern zurücksetzen; dies muss jedoch in den Grundeinstellungen erledigt werden.